Özel Nitelikli Kişisel Veriler'e İlişkin Politika
1. KAPSAMI VE TANIMLAR
6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“KANUN”) 6. maddesinde, hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski taşıyan bir takım kişisel veriler “ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİ” olarak belirlenmiştir. Özel nitelikli kişisel verilerin kapsamına kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri girmektedir.
İşbu politika kapsamında;
o “ERİŞ YEM” Erişler Yem Sanayi ve Ticaret A.Ş. ve Grup Şirketleri’ni,
o “GRUP ŞİRKETLERİ” Erişler Yem Sanayi ve Ticaret A.Ş.’nin doğrudan ya da dolaylı bağlı ortaklıkları, iştirakleri, yönetiminde %50’den fazla söz hakkı sahibi olduğu iş ortaklıkları ile ERİŞ YEM Şirketler Grubu bünyesinde yer alan tüm şirketleri,
o “VERİ SAHİBİ” kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi,
o “KURUL” Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nu,
o “ÇALIŞAN” ERİŞ YEM personelini ifade eder.
2. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ
Veri Sahibi açısından korunmasının çeşitli açılardan daha kritik önem teşkil ettiğine inanılan Özel Nitelikli Kişisel Veriler’in işlenmesinde, ERİŞ YEM tarafından özel hassasiyet gösterilmektedir.
Özel Nitelikli Kişisel Veriler, ERİŞ YEM tarafından, Kanun’a uygun bir şekilde, Kurul’ca belirlenecek yeterli önlemlerin alınması kaydıyla, aşağıdaki şartların varlığı halinde işlenmektedir:
o Veri Sahibi’nin açık rızası var ise veya
o Veri Sahibi’nin açık rızası yok ise; Veri Sahibi’nin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hallerde, Veri Sahibi’nin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenmektedir.
3. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN ÖNLEMLER
ERİŞ YEM, Kanun’un 6. Maddesinde yer alan, Özel Nitelikli Kişisel Veriler’in işlenmesinde, Kurul’un 31.01.2018 Tarihli ve 2018/10 Numaralı kararı uyarınca, veri sorumlusu sıfatıyla, aşağıda belirtilen önlemleri almaktadır:
A. Özel nitelikli kişisel verilerin güvenliğine yönelik sistemli, kuralları net bir şekilde belli, yönetilebilir ve sürdürülebilir işbu Politika belirlenmiştir.
B. Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi süreçlerinde yer alan Çalışan’lara yönelik,
§ Kanun ve buna bağlı yönetmelikler ile Özel Nitelikli Kişisel Veri güvenliği konularında düzenli olarak eğitimler verilmektedir,
§ Gizlilik sözleşmelerinin yapılmaktadır,
§ Verilere erişim yetkisine sahip kullanıcıların, yetki kapsamları ve süreleri net olarak tanımlanmaktadır,
§ Periyodik olarak yetki kontrolleri gerçekleştirilmektedir,
§ Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan Çalışanlar’ın bu alandaki yetkileri derhal kaldırılmaktadır. Bu kapsamda, Veri Sorumlusu tarafından kendisine tahsis edilen envanteri iade almaktadır.
C. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin işlendiği, muhafaza edildiği ve/veya erişildiği ortamlar, elektronik ortam ise,
§ Kişisel Veriler, kriptografik yöntemler kullanılarak muhafaza edilmektedir,
§ Kriptografik anahtarlar güvenli ve farklı ortamlarda tutulmaktadır,
§ Kişisel Veriler üzerinde gerçekleştirilen tüm hareketlerin işlem kayıtları güvenli olarak loglanmaktadır,
§ Kişisel Veriler’in bulunduğu ortamlara ait güvenlik güncellemelerinin sürekli takip edilmekte, gerekli güvenlik testleri düzenli olarak yapılmakta/yaptırılmakta, test sonuçları kayıt altına alınmaktadır,
§ Kişisel Veriler’e bir yazılım aracılığı ile erişiliyorsa bu yazılıma ait kullanıcı yetkilendirmeleri yapılmakta, bu yazılımların güvenlik testleri düzenli olarak yapılmakta/yaptırılmakta, test sonuçları kayıt altına alınmaktadır,
§ Kişisel Veriler’e uzaktan erişim gerekiyorsa en az iki kademeli kimlik doğrulama sisteminin sağlanmaktadır.
D. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin işlendiği, muhafaza edildiği ve/veya erişildiği ortamlar, fiziksel ortam ise;
§ Özel Nitelikli Kişisel Veriler’in bulunduğu ortamın niteliğine göre yeterli güvenlik önlemleri (elektrik kaçağı, yangın, su baskını, hırsızlık vb. durumlara karşı) alınmaktadır,
§ Bu ortamların fiziksel güvenliğinin sağlanarak yetkisiz giriş çıkışlar engellenmektedir.
E. Özel Nitelikli Kişisel Veriler aktarılacaksa
§ Kişisel Verilerin e-posta yoluyla aktarılması gerekiyorsa şifreli olarak kurumsal e-posta adresiyle veya Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) hesabı kullanılarak aktarılmaktadır,
§ Taşınabilir Bellek, CD, DVD gibi ortamlar yoluyla aktarılması gerekiyorsa kriptografik yöntemlerle şifrelenmekte ve kriptografik anahtar farklı ortamda tutulmaktadır,
§ Farklı fiziksel ortamlardaki sunucular arasında aktarma gerçekleştiriliyorsa, sunucular arasında VPN kurularak veya sFTP yöntemiyle veri aktarımı gerçekleştirilmektedir,
§ Kişisel Veriler’in kağıt ortamı yoluyla aktarımı gerekiyorsa evrakın çalınması, kaybolması ya da yetkisiz kişiler tarafından görülmesi gibi risklere karşı gerekli önlemler alınmakta ve evrak "Gizli ” formatta gönderilmektedir.
F. Yukarıda belirtilen önlemlerin yanı sıra Kişisel Verileri Koruma Kurumunun internet sitesinde yayımlanan Kişisel Veri Güvenliği Rehberinde belirtilen uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik teknik ve idari tedbirler de dikkate alınmalıdır.
4. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI
ERİŞ YEM, hukuka uygun olarak elde etmiş olduğu Özel Nitelikli Kişisel Verileri, veri işleme amaçları doğrultusunda, gerekli güvenlik önlemlerini alarak, Veri Sahibi’nin Özel Nitelikli Kişisel Verileri’ni üçüncü kişilere aktarabilmektedir. Bu doğrultuda, ERİŞ YEM, Özel Nitelikli Kişisel Verileri, yukarıdaki bölümde belirtilen işleme şartlarından ve aşağıda belirtilen şartlardan birinin varlığı halinde üçüncü kişilere aktarabilecektir.
o Veri Sahibi’nin açık rızası var ise,
o Kanunlarda Özel Nitelikli Kişisel Veri’nin aktarılacağına ilişkin açık bir düzenleme var ise,
o Veri Sahibi’nin veya başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu ise ve Veri Sahibi fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda ise veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmıyorsa;
o Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olmak kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verinin aktarılması gerekli ise,
o ERİŞ YEM’nun hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi için kişisel veri aktarımı zorunlu ise,
o Özel Nitelikli Kişisel Veriler, Veri Sahibi tarafından alenileştirilmiş ise,
o Özel Nitelikli Kişisel Veri aktarımı bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu ise,
o Veri Sahibi’nin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, ERİŞ YEM’nun meşru menfaatleri için kişisel veri aktarımı zorunlu ise.
5. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN YURTDIŞINA AKTARILMASI
ERİŞ YEM, gerekli özeni göstererek, gerekli güvenlik tedbirlerini ve Kurul tarafından öngörülen yeterli önlemleri alarak, meşru ve hukuka uygun Kişisel Veri işleme amaçları doğrultusunda, Veri Sahibi’nin Özel Nitelikli Kişisel Veriler’ini aşağıdaki durumlarda yeterli korumaya sahip veya yeterli korumayı taahhüt eden veri sorumlusunun bulunduğu yabancı ülkelere aktarabilmektedir.
o Kişisel veri sahibinin açık rızası var ise veya
o Kişisel veri sahibinin açık rızası yok ise;
§ Veri Sahibi’nin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel verileri (ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir), kanunlarda öngörülen hallerde,
§ Veri Sahibi’nin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenmesi kapsamında.
